GDPR 2018 Κομμωτήρια και Κέντρα Αισθητικής:Πώς να συμμορφωθείτε

GDPR για κομμωτήρια και κέντρα ομορφιάς

Η αλλαγή είναι επικείμενη και σχετίζεται με τον τρόπο συλλογής και χρήσης των δεδομένων των πελατών σου. Ο ΓΚΠΔ, ή Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Δεδομένων (GDPR), θα τεθεί σε ισχύ στις 25 Μαΐου και αφορά τις εταιρείες σε όλη την Ελλάδα, σε κάθε τομέα, συμπεριλαμβανομένων των κομμωτηρίων, των κέντρων αισθητικής, των SPA και των κουρείων.

  • Στέλνεις μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή SMS ή WhatsApp σε πελάτες;

  • Αποθηκεύεις πληροφορίες για τους υπαλλήλους, όπως ο μισθός τους;

    Διατηρείς ψηφιακά ή έντυπα αντίγραφα των δεδομένων των πελατών;

    Έχεις ιστοσελίδα στο Internet ή online υπηρεσία κρατήσεων; 

Εάν απάντησες ναι σε μία από αυτές τις ερωτήσεις θα πρέπει να ενημερωθείς αμέσως και να κατανοήσεις τι πρέπει να κάνει το σαλόνι ομορφιάς σου: δεν είναι ακόμα πολύ αργά για να συμμορφωθείς με το GDPR.

 

Γνωρίζουμε ότι μπορεί να είναι δύσκολο να συμμορφωθούμε με όλους τους κανόνες και τις νομοθετικές απαιτήσεις, αλλά πιστεύουμε ότι οι αρχές που εκφράζονται στο GDPR είναι πραγματικά σημαντικές και ότι όλα τα σαλόνια ομορφιάς θα πρέπει να τον εφαρμόσουν σωστά. Δεν έχει σημασία εάν έχεις 1 πελάτη ή 10.000, εάν συλλέγεις προσωπικά δεδομένα, τότε η νομοθεσία σε αφορά.

Γι ‘ αυτό απαντήσαμε σε κάποιες ερωτήσεις ώστε να μην νιώθεις απροετοίμαστος.

Τι ακριβώς είναι ο ΓΚΠΔ (GDPR);

Ο ΓΚΠΔ είναι ένας νέος κανονισμός που στοχεύει στην ενίσχυση της διασφάλισης προστασίας των δεδομένων, ώστε να αντικατοπτρίζει το πεδίο εφαρμογής και τη μεταβαλλόμενη φύση της ψηφιακής οικονομίας. Με λίγα λόγια, στόχος είναι η προστασία της ιδιωτικής ζωής των καταναλωτών.

Όπως εσύ φροντίζεις τους πελάτες σου στο σαλόνι ομορφιάς, έτσι και ο ΓΚΠΔ εισήχθη για να προστατεύσει την ασφάλεια των δεδομένων τους.

Niente Panico: prendi il controllo sulla protezione dei dati!

Ο ΓΚΠΔ ισχύει για όλα τα προσωπικά δεδομένα που εσύ ως κομμωτής/ιδιοκτήτης σαλονιού ομορφιάς/αισθητικός ή κουρέας επεξεργάζεσαι για τους πελάτες σου, τόσο ηλεκτρονικά σε υπολογιστές όσο και σε έντυπη μορφή (για παράδειγμα, ερωτηματολόγια για την υγεία των πελατών).

Πιο απλά, ο ΓΚΠΔ σχετίζεται με τις προσωπικές πληροφορίες των πελατών σε οποιαδήποτε μορφή: πρέπει πρώτα να εξετάσεις όλα τα στοιχεία επικοινωνίας και πώς τα χρησιμοποιείς, συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των ταχυδρομικών διευθύνσεων, των τηλεφωνικών αριθμών και μηνυμάτων.

Πώς μπορώ να συμμορφωθώ;

Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνεις για να συμμορφωθείς με τους νέους κανονισμούς του ΓΚΠΔ. Εμείς είμαστε εδώ για να σε βοηθήσουμε! Θυμήσου, αυτές οι αλλαγές είναι μια ευκαιρία για ένα καλό ξεκαθάρισμα και μία τακτοποίηση στη λίστα των πελατών σου με στόχο να περιέχει μόνο επαληθευμένες πληροφορίες. Επίσης βοηθά στην επιβεβαίωση ότι το λογισμικό διαχείρισης που διαθέτεις συμμορφώνεται με τις νέες οδηγίες του ΓΚΠΔ.

Παρακάτω αναφέρονται τα σημεία για τα οποία απαιτείται παρέμβαση:

  1. Δημιουργία πολιτικής απορρήτου
  2. Διορισμός υπεύθυνου προστασίας δεδομένων – ΥΠΔ
  3. Κατάργηση δεδομένων παλιών πελατών
  4. Καθορισμός ηλικίας για παροχή συναίνεσης
  5. Απαίτηση επιβεβαίωσης εγγραφής από τους πελάτες οι οποίοι αποδέχονται την πολιτική απορρήτου
  6. Απαίτηση ΡΗΤΗΣ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗΣ με την επιλογή για Μάρκετινγκ και Επικοινωνία
  7. Δυνατότητα άρνησης συγκατάθεσής των πελατών σχετικά με την συλλογή δεδομένων τους
  8. Παραχώρηση δικαιώματος στους πελάτες για διαγραφή από τη βάση δεδομένων
  9. Προετοιμασία διαχείρισης και αποστολής δεδομένων των πελατών, εάν το ζητήσουν. Η απάντηση πρέπει να παρέχεται από τον ΥΠΔ εντός 30 ημερών από την αίτηση. Πρέπει να διοριστεί ένας ΥΠΔ για το σαλόνι ομορφιάς.
  10. Διατήρηση ενός αρχείου καταγραφής όλων των αλλαγών των δεδομένων των πελατώνΛεπτομέρειες

Πρέπει να λάβεις υπόψη ότι για να συνεχίσει η αποστολή επικοινωνιακού υλικού, θα πρέπει να ζητήσεις εκ νέου συγκατάθεση ακόμα και από τους υπάρχοντες πελάτες από τους οποίους δεν έχεις λάβει ρητή συγκατάθεση για δραστηριότητες μάρκετινγκ.

Επιπλέον, πρέπει να διατηρείς ένα αρχείο παραβιάσεων δεδομένων: παραβίαση δεδομένων σημαίνει μη εξουσιοδοτημένη απώλεια, αλλοίωση ή κοινή χρήση οποιουδήποτε από τα προσωπικά δεδομένα των πελατών που υπάρχει στην κατοχή του σαλονιού ομορφιάς. Το γεγονός αυτό μπορεί να είναι εσκεμμένο ή τυχαίο (φαντάσου, για παράδειγμα να ανακαλύπτεις ότι ένας πρώην συνεργάτης έχει αντιγράψει παράνομα τα δεδομένα ή τα προσωπικά στοιχεία). Θα πρέπει να ενημερώσεις για οποιαδήποτε παραβίαση εντός 72 ωρών από την ανακάλυψη./

GDPR-κομμωτήρια-κέντρα ασθητικής
Ecco come cambia con il GDPR il trattamento dei dati in salone

Μπορεί να μοιάζει τρομακτικό, αλλά πρέπει να γνωρίζεις ότι η UALA είναι εδώ για να σε βοηθήσει να συμμορφωθείς με τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ, ένα βήμα τη φορά.

Πώς σε βοηθά η Funkmartini

Ο ΓΚΠΔ προστατεύει τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στα αρχεία σχετικά με τις πληροφορίες του πελάτη και εισάγει υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας. Τι σημαίνει αυτό;

Ήρθε η ώρα να εγκαταλείψουμε τις παλιές μεθόδους με χάρτινα σημειώματα και χειροκίνητα συστήματα αποθήκευσης.

Ευτυχώς, έχουμε κάνει κάποιες αλλαγές στο λογισμικό διαχείρισής μας (θα λάβεις αυτές τις αλλαγές ΔΩΡΕΑΝ με την επόμενη ενημέρωση ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ), οι οποίες θα διευκολύνουν τη μετάβασή σου στα ψηφιακά εργαλεία. Αυτές οι αλλαγές θα σε βοηθήσουν επίσης στην συμμόρφωση με τις βασικές απαιτήσεις του ΓΚΠΔ που αναφέρονται παραπάνω. Οι εν λόγω αλλαγές περιλαμβάνουν τη δυνατότητα επακριβούς και λεπτομερούς καθορισμού σχετικά με το τι ακριβώς έχει συμφωνήσει ο πελάτης προκειμένου να λαμβάνει διαφημιστικές επικοινωνίες, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS, τηλεφώνου και ταχυδρομείου.

Μπορείς επίσης να καταργήσεις την καταχώρηση των πελατών σου γρήγορα και εύκολα, ενώ μπορείς επίσης να αποθηκεύσεις ψηφιακά την αποδοχή της πολιτικής προστασίας προσωπικών δεδομένων στο FUNKMARTINI σύστημά και πολλά άλλα.

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα αλλαγών στο σύστημα UALA που θα σε βοηθήσουν να ανταποκριθείς στις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ. Έχουμε δημιουργήσει επίσης έναν ολοκληρωμένο οδηγό που μπορείς να κατεβάσεις.

Υπάρχουν άλλοι περιορισμοί που πρέπει να σεβαστώ;

Ναι. Όπως υποδεικνύουν οι κανόνες, η διαχείριση των δεδομένων θα πρέπει να γίνεται με ασφάλεια (για παράδειγμα, με κρυπτογραφημένα πρωτόκολλα επικοινωνίας), ενώ θα πρέπει να λαμβάνονται μέτρα ασφαλείας για την αποτροπή της κλοπής δεδομένων (στην περίπτωση αυτή θα είναι απαραίτητο να δοθεί ειδοποίηση σε όλους τους πελάτες ότι κάποιος απέσπασε τα στοιχεία τους).

Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητο να διαθέτεις αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των ψηφιακών καρτελών των πληροφοριών του πελάτη, προσαρμοσμένες λειτουργικές μονάδες και εργαλεία που επιτρέπουν την ακύρωση και την ανωνυμία ώστε να συμμορφώνονται με το δικαίωμα στη λήθη που μόλις εισήχθη. Εάν δεν υπάρχουν νόμιμοι περιορισμοί (π.χ. διατήρηση των δεδομένων για φορολογικούς λόγους), είναι υποχρεωτικό να διαγραφούν οι συλλεγμένες πληροφορίες ή να καταστούν μη αναγνωρίσιμες μετά από εύλογο χρονικό διάστημα (δεν αναφέρεται, αλλά για τον τομέα μας μπορεί να ερμηνευτεί ως ένα χρονικό περιθώριο 12-24 μηνών).

Επιπλέον, σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, οι ανήλικοι κάτω των 16 ετών αποτελούν μια ειδική περίπτωση: η συγκατάθεση ενός γονέα ή κηδεμόνα απαιτείται για τη διατήρηση και χρήση προσωπικών δεδομένων ανηλίκων. Δημιούργησε μια ξεχωριστή λίστα με όλους τους πελάτες σου που είναι «παιδιά».

Είναι υποχρεωτικό να συμμορφωθώ; Ποιοι είναι οι κίνδυνοι;

Ναι, η συμμόρφωση είναι υποχρεωτική. Ο νόμος θα εφαρμοστεί σύντομα και θα τεθεί σε ισχύ στις 25 Μαΐου. Ο ΓΚΠΔ υποχρεώνει τα σαλόνια ομορφιάς σε άμεση συμμόρφωση: με άλλα λόγια, είσαι ο μόνος υπεύθυνος για την προσαρμογή. Τα σαλόνια ομορφιάς που δεν πληρούν τις απαιτήσεις θα υποχρεώνονται σε αποκατάσταση ζημιών ή πρόστιμα έως και 4% του συνολικού κύκλου εργασιών της εταιρείας. Αυτές αποτελούν μόνο μερικές συμβουλές που θα σε βοηθήσουν να ετοιμαστείς για τον ΓΚΠΔ.

Επίσης, θα διεξάγουμε ένα ειδικό διαδικτυακό σεμινάριο για τον ΓΚΠΔ για όποιον επιθυμεί να εκπαιδευτεί σχετικά με τις νέες λειτουργίες: θα ανακοινωθεί τις επόμενες εβδομάδες. Μπορείς μέσω email στο τμήμα υποστήριξης πελατών να κάνεις αίτηση για συμμετοχή στο εκπαιδευτικό σεμινάριο.

Δοκίμασε την FUNKMARTINI: η ομάδα μας θα χαρεί να σε συμβουλεύσει για το πώς να εργαστείς πιο αποδοτικά και να συμμορφωθείς με τον ΓΚΠΔ σε ελάχιστο χρόνο. Κάνε τις ερωτήσεις σου στα σχόλια, στείλε μας ένα μήνυμα στη συνομιλία ή επικοινώνησε με τους ειδικούς μας μέσω email.

Εμείς στην FUNKMARTINI εργαστήκαμε σκληρά για να καταστήσουμε όλες τις τεχνολογικές υπηρεσίες και το λογισμικό κατάλληλα ώστε να συμμορφώνονται με τα πρότυπα που θεσπίστηκαν με τον ΓΚΠΔ. Εργαστήκαμε για να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα των χρηστών αντιμετωπίζονται με ασφάλεια, εισάγοντας νέα συστήματα καταχώρησης με ρητή συγκατάθεση, ασφαλή ψηφιακή αποθήκευση της συγκατάθεσης, δικαίωμα ακύρωσης, διόρθωσης, ανωνυμίας, ρύθμιση της επεξεργασίας δεδομένων, πολιτική απορρήτου και διορισμό ΥΠΔ από το σαλόνι ομορφιάς. Μπορείς να κοιμάσαι ήσυχος, έχουμε κανονίσει τα πάντα για να εργάζεσαι χωρίς άλλες σκέψεις και για να σε διαβεβαιώσουμε στο 100% ότι η επεξεργασία των δεδομένων γίνεται σύμφωνα με τους κανόνες.

Τις επόμενες ημέρες θα τεθούν στη διάθεσή σου αυτές οι νέες δυνατότητες και θα σου εξηγήσουμε πώς να τις χρησιμοποιείς.

Χρειάζεσαι περισσότερες πληροφορίες; Επικοινώνησε μαζί μας στο 216 200 52 75 ή μέσω email στο support@funkmartini.gr

ΕΓΓΡΑΦΕΙΤΕ

Προσθέστε τα στοιχεία σας για να λαμβάνετε newsletter από τη Funkmartini.





Ζητώντας πληροφορίες, συμφωνώ με την επεξεργασία των προσωπικών μου δεδομένων σύμφωνα με το νομοθετικό διάταγμα. Νόμος 3471/2006. Διάβασε τη Πολιτική Απορρήτου

ΑΝΑΚΑΛΥΨΤΕ & ΕΓΓΡΑΦΕΙΤΕ

εξυπηρετηση πελατων

(+30) 216 200 52 75 

εταιρεια

© Funkmartini 2019 – TermsPrivacy